Mahnkosten und Mahnpauschalen
Was Forderungsmanager wissen sollten!
Von Olaf Döneke
In den letzten Jahren sind die Themen Mahnkosten, Mahngebühren und Mahnpauschalen verstärkt in Diskussionen mit den Verbraucherschutzorganisationen zu finden und geraten zunehmend in den Fokus der Rechtsprechung.
Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis des betrieblichen Forderungsmanagements oft eine begrenzte Vertrautheit mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und der angemessenen Höhe von Mahnkosten, was nicht selten zur Angreifbarkeit der Erstattungsansprüche führt. Auch ist festzustellen, dass die speziellen Vorschriften im Mahnwesen bei B2B-Geschäften nicht allgemein bekannt sind.
Dieser Aufsatz zielt darauf ab, gängige Missverständnisse aufzuklären und möchte zur Sensibilisierung für dieses Themas beitragen:
Begriffserklärung
Mahnkosten sind Aufwendungen, die einem Schuldner in Rechnung gestellt werden können, wenn er seine Zahlungsverpflichtung nicht rechtzeitig erfüllt und bei eingetretenem Verzug Mahnungen seitens des Gläubigers erforderlich sind.
B2C und B2B:
eine grundsätzliche Unterscheidung
Für die Erstattungsfähigkeit von Mahnkosten ist gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu unterscheiden, ob es sich um ein Verbrauchergeschäft oder ein B2B-Geschäft handelt.
B2C / Verbrauchergeschäfte:
Befindet sich ein Privatkunde mit der Zahlung in Verzug gilt die gesetzliche Regelung. Im Wege des Schadenersatzes dürfen nur die tatsächlichen Kosten für den Mahnprozess geltend gemacht werden. Dieser umfasst jedoch ausschließlich die tatsächlich angefallenen Sachkosten, wie z.B. für das Papier, die Druck- oder Portokosten. Aufwendungen für den allgemeinen Verwaltungsaufwand (Personalkosten etc.) z.B. dürfen nicht berücksichtigt werden.
Das Problem: tatsächlicher Schaden kaum ermittelbar
Dieser Grundsatz, dass nach deutschem Schadenersatzrecht nur nachweisbare konkrete Kosten erstattungsfähig ist, bereitet im Forderungsmanagement natürlich Kopfschmerzen. Der damit verbundene Aufwand, jeden einzelnen Posten für Dinge wie Papierverbrauch, den anteiligen Toner-Verbrauch oder Briefumschläge im Detail zu ermitteln, ist beträchtlich. Die Höhe der Portokosten ist zwar klar definiert, dennoch müsste auch hier unterschieden werden, wie oft eine Mahnung an den Schuldner verschickt werden musste.
Wo kein Kläger, da kein Richter! Oder doch?
Deshalb hat sich in der betrieblichen Praxis die Gewohnheit etabliert, eigene Mahnpauschalen, oft als Mahngebühren bezeichnet, festzulegen. Rechtlich zulässig ist dies jedoch nur, wenn die Verwendung einer Pauschale und deren Höhe vertraglich vereinbart sind. Die meisten Empfänger von Mahnungen kennen die Rechtslage genau so wenig, wie diejenigen, die die Mahnung versenden. Und so gilt meistens das Prinzip: „Wo kein Kläger, da kein Richter.“ Infolgedessen wird diese Praxis selten angefochten, insbesondere, da es in der Regel um vergleichsweise geringe Geldbeträge geht.
Die Rechtsprechung hat das Problem jedoch erkannt. In jüngster Zeit haben einige vorwiegend große Unternehmen bei der Festlegung solcher Mahnpauschalen übertrieben, was dazu führte, dass Verbraucherschutzorganisationen vermehrt die Interessen der Verbraucher verteidigten. Letztendlich sahen sich die Gerichte mit diesem heiklen Thema konfrontiert. Die ersten Musterfeststellungsklagen führten zu unerfreulichen Urteilen für die betroffenen Unternehmen.
Die beteiligten Unternehmen argumentierten, dass die Einfügung einer Klausel in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die besagt, dass eine Mahnpauschale in angemessener Höhe erhoben wird, zu einer vertraglichen Vereinbarung führt und somit rechtens ist.
Die Gerichte sahen dieses Argument jedoch als zu oberflächlich an. Grundsätzlich ist die Anwendung von Mahnpauschalen in Verbrauchergeschäften, sofern vertraglich vereinbart, zwar nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Es handelt sich jedoch um eine sogenannte „überraschende“ Klausel, mit der ein Verbraucher nicht rechnen muss. Daher ist sie nur dann wirksam, wenn der Kunde gleichzeitig über sein Recht informiert wird, dass er trotzdem Anspruch auf Auskunft über die tatsächlich entstandenen Kosten hat und diese dann auch nur bezahlen muss. Nur wenn ein Schuldner auf sein gesetzliches Auskunftsrecht verzichtet, ist der Anspruch rechtlich nicht zu beanstanden.
Zusätzlich, so entschieden die Gerichte, hängt die Wirksamkeit solcher Klauseln in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen auch von der Angemessenheit der geforderten Pauschale ab, was in jedem Einzelfall zu beurteilen ist.
Fazit Verbrauchergeschäfte
- Die Anwendung einer Mahnpauschale bei Verbrauchergeschäften ist nur zulässig, wenn sie durch eine rechtssichere Formulierung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (oder im Vertrag selbst) vertraglich vereinbart wurde.
- Eine Formulierung könnte wie folgt lauten:
Ist der Kunde ein Verbraucher und sind bei eingetretenem Zahlungsverzug Mahnungen erforderlich, gilt eine Mahnpauschale in Höhe von X EUR als vereinbart, die vom Schuldner verlangt werden darf. Dieser kann seinen Auskunftsanspruch über die Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten geltend machen und seine Zahlung auf diesen Wert beschränken.
(ohne Gewähr / keine Rechtsberatung) - Ohne eine vertragliche Vereinbarung sind Mahnpauschalen bei Verbrauchergeschäften unzulässig und angreifbar.
- Fair Play: Wenn Sie eine Mahnpauschale berechnen, legen Sie einen angemessenen Betrag fest. Vermeiden Sie Angriffsfläche und schützen Sie damit Ihr und andere Unternehmen vor weiteren ggf. noch restriktiveren Gerichtsurteilen oder gar Musterfeststellungsklagen. Damit ist am Ende niemandem geholfen.
- Eine Mahnpauschale ist nicht pro Mahnung, sondern für den gesamten Mahnprozess zu verstehen.
- Keine Mahnkosten für die erste Mahnung. Es gibt zwar Fälle, in denen der „Verzug“ auch ohne Mahnung eintritt (bei gesetzlicher Regelung oder vertraglicher Vereinbarung, z.B. bei Wohnraummietverträgen), aber in der Regel wird Verzug bei Verbrauchern erst durch die „erste Mahnung“ bewirkt. Dafür dürfen also keine Mahnkosten berechnet werden. Außerdem wirken Mahnkosten in einer ersten Mahnung bzw. Erinnerung nicht sonderlich kundenfreundlich.
- Zur Höhe einer angemessenen Mahnpauschale können wir uns nicht äußern. In der betrieblichen Praxis ist zu beobachten, dass Beträge zwischen 2,50 und 5 EUR seltener angegriffen werden als höhere Beträge.
B2B-Geschäfte:
Im Unterschied zu Verbrauchergeschäften sind Mahnpauschalen in Geschäften mit Unternehmen, Organisationen sowie kommunalen oder staatlichen Stellen grundsätzlich zulässig.
Gemäß § 288 Abs. 5 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) hat der Gläubiger Anspruch auf die Zahlung einer Verzugspauschale in Höhe von bis zu 40 EUR. Dieser Anspruch ergibt sich aus dem Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr, das bereits am 29.07.2014 in Kraft trat.
Der Pauschalbetrag von maximal 40 EUR kann zur Deckung der entstehenden Beitreibungskosten des Gläubigers verwendet werden. Falls die Beitreibungskosten den Pauschalbetrag übersteigen, hat der Gläubiger Anspruch auf die Erstattung der darüber hinausgehenden Kosten, wie beispielsweise Anwalts- oder Inkassogebühren.
Problem der Anrechnung
So weit so gut. Aber aufgepasst: Die Pauschale muss bei einer späteren rechtlichen Verfolgung angerechnet werden. Dies lässt sich am besten anhand des folgenden Beispiels erklären:
Stellen wir uns vor, ein Unternehmen hat in der Mahnung aufgrund des Zahlungsverzugs eine Pauschale in Höhe von lediglich 20 EUR in Rechnung gestellt. Alle Mahnungen bleiben unbeantwortet und schließlich wird ein Rechtsanwalt beauftragt. Der Rechtsanwalt stellt dem Schuldner für seine Tätigkeit die gesetzlich zulässigen Gebühren in Rechnung. Aus Sicht des Schuldners sind in diesem Fall die 20 EUR anrechenbar. Das bedeutet, dass der Rechtsanwalt neben seiner Gebühr nicht zusätzlich die 20 EUR Mahnpauschale einziehen darf. Infolgedessen werden die 20 Euro nicht mehr berücksichtigt und gehen unter.
Fazit B2B-Geschäfte
- Im Gegensatz zu Verbrauchergeschäften dürfen bei B2B-Geschäften pauschalierte Mahnkosten bis zu 40 EUR berechnet werden.
- Hierfür ist keine vertragliche Vereinbarung (wie bei Verbrauchergeschäften) erforderlich, somit auch keine Klausel in den AGB.
- Bei einer weiteren Beitreibung durch einen Rechtsdienstleister ist zu berücksichtigen, dass die Mahnpauschale anzurechnen ist, was in der Regel dazu führt, dass sie vom Rechtsdienstleister nicht mit geltend gemacht wird.
- Übrigens: Der Gesetzgeber hat die maximalen 40 EUR nicht von der Höhe der Hauptforderung abgängig gemacht. Theoretisch dürften auch bei einer Forderung von nur 20 EUR im Verzugsfall 40 EUR an Mahnpauschalen geltend gemacht werden.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Mahnkosten bzw. Mahnpauschalen immer häufiger einer Überprüfung standhalten müssen. Deshalb sollten besonders Unternehmen mit einem signifikanten Anteil an Privatkunden ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen anpassen und die Höhe einer Mahnpauschale auf den Prüfstand stellen, um möglichst wenig Angriffsfläche zu bieten. Im B2B-Geschäft hingegen ist die Verwendung von Pauschalen grundsätzlich zulässig. Ob die maximal zulässigen 40 Euro als angemessen erscheinen oder ein niedrigerer Betrag festgelegt werden sollte, muss jedes Unternehmen in Abhängigkeit der Güte der Kundenbeziehung, der Höhe der Forderung und der erreichten Mahnstufe individuell entscheiden.
Tipp
Seit dem 1. Juli 2023 sind die gesetzlichen Verzugszinsen spürbar angehoben worden, wobei Schuldner, die Verbraucher sind (Stand Juli 2023) mit 8,12 % und Schuldner, die Unternehmen sind mit 12,12 % zur Kasse gebeten werden können. Aus Sicht der Gläubiger stellen diese Zinssätze eine attraktive Möglichkeit dar, Schäden aus überfälligen Forderungen auszugleichen. Diese Option kann im Mahnwesen verstärkt in Erwägung gezogen werden, insbesondere in der letzten Mahnung.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Verzugszinsen.
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