Wann dürfen Inkassomerkmale in die Auskunftsdatenbank eingemeldet werden?

Die Gesetzesgrundlage für die Verarbeitung und Weitergabe der Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO in Verbindung mit § 31 Abs. 2 S. I Nr. 4 + 5 BDSG. Außerdem bestehen Hinweispflichten gemäß Art. 5 Abs. I Buchstabe c der DSGVO.

Daten über nicht fristgemäße Bezahlung dürfen an die Auskunftei übermittelt werden,

A. bei einer Forderung, der eine Rechnung vorausgeht, wenn:

1. der säumige Kunde mindestens zweimal gemahnt wurde,
2. die erste Mahnung zu diesem Zeitpunkt vier Wochen zurückliegt, und
3. die Forderung nicht bestritten ist.

Es ist zu beachten, dass das Inkassounternehmen durch seine Zahlungsaufforderungen, welche den Mahnungen des Gläubigers gleichstehen, die genannten Bedingungen selbst erfüllen kann. Ein Gläubiger muss also nicht zwingend zwei mal selber mahnen, sondern kann einen Inkassoauftrag sofort auslösen, sobald sich ein Kunde mit der Zahlung in Verzug befindet.

B. bei einer Forderung aus einem Vertrag (z.B. Mietvertrag) darf die Einmeldung erfolgen, wenn:

1. aufgrund der Zahlungsrückstände eine Kündigung vertraglich möglich ist, und
2. der Betroffene über eine mögliche Berücksichtigung durch eine Auskunftei informiert wurde.

Es ist auch hier zu beachten, dass die Unterrichtung nicht durch den Gläubiger erfolgen muss, sondern dass das Inkassounternehmen die Unterrichtung vor der Einmeldung selbst vornehmen kann.

C. ohne Bedingungen darf die Einmeldung erfolgen, wenn:

1. die Forderung durch rechtskräftiges Urteil festgestellt wurde oder ein Schuldtitel nach § 794 der Zivilprozessordnung vorliegt,
2. die Forderung nach § 178 der Insolvenzordnung festgestellt und nicht bestritten wurde, oder
3. der Betroffene die Forderung ausdrücklich anerkannt hat.

Was bedeutet das in der Praxis?

Mit der Übernahme des Inkassoauftrages und der ersten Zahlungsaufforderung wird der Schuldner von CRIF Forderungsmanagement über die Möglichkeit der Einmeldung in die Auskunftei-Datenbank informiert. Bei bereits titulierten oder ausgeurteilten Forderungen darf, wie beschrieben, eine Einmeldung ohne Bedingungen erfolgen. Dies gilt ebenso für in Insolvenzverfahren festgestellten Ansprüchen und bei durch den Schuldner anerkannten Forderungen.

Schutzfrist für den Schuldner

Bei allen anderen Forderungen erfolgt die Einmeldung durch CRIF Forderungsmanagement nicht unmittelbar nach der Beauftragung durch den Inkasso-Auftraggeber, sondern erst nach einer angemessenen Schutzfrist, in der die oben genannten Fristen und Bedingungen durch die Zahlungsaufforderungen von CRIF erfüllt werden.

Während dieser Schutzfrist hat der Schuldner die Möglichkeit…

1. zur Zahlung – dann entfällt die Einmeldung,
2. der Forderung zu widersprechen. In diesem Fall darf eine Einmeldung nicht erfolgen, selbst dann nicht, wenn der Widerspruch unbegründet ist oder sich nur auf einen Teil der Gesamtforderung bezieht.

Sind alle Bedingungen erfüllt und die Schutzfrist ohne Tätigwerden des Schuldners verstrichen, erfolgt die Datenübermittlung in die Auskunftsdatenbank der CRIF GmbH. Das Inkassomerkmal kann dann für die Bewertung des Scores oder Bonitätsindex verwendet werden und erscheint je nach Auskunftsprodukt auch im Auskunftsbericht über das Unternehmen oder die Person. Ist die Forderung vollständig getilgt, erscheint das Inkassomerkmal nicht mehr in den Auskunftsberichten und die Bonitätsbewertung wird angepasst.

Wie werden Inkassomerkmale bewertet?

Laufende Inkassoverfahren zählen zu den sogenannten weichen Negativmerkmalen. Im Unterschied dazu sprechen wir von harten Negativmerkmalen, wenn z.B. ein Gerichtsvollzieher beim Schuldner die Vermögensauskunft abgenommen und diesen im Schuldnerregister eingetragen hat, oder ein Insolvenzverfahren anhängig ist.

Harte Negativmerkmale schlagen in der Bonitätsbewertung stärker durch und lösen i.d.R. einen Bonitätsscore von 5.x bis 6.x aus (Bewertung nach dem Schulnotenprinzip) Weiche Merkmale wie Inkassoverfahren können i.d.R. zu einem Bonitätsscore von 3.x bis 4.x führen, sofern nicht gleichzeitig harten Merkmale vorliegen. Zur Beeinflussung der Kreditbeurteilung wendet CRIF einen komplexen Algorithmus an, der sich an der Höhe, Menge und Häufigkeit von gespeicherten Inkassoverfahren orientiert.

Besonderheit bei großen Unternehmen

Bei großen Unternehmen bzw. Konzernen werden Inkassomerkmale erst für die Bonitätsbewertung herangezogen, wenn sie in Menge und Höhe eine repräsentative Aussage darstellen. Damit wird verhindert, dass einzelne Inkassoverfahren, die aufgrund des kreditorischen Umfangs bei Großunternehmen häufiger auftreten können als bei kleineren, keine unangemessene Beeinflussung der Gesamtbewertung auslösen.