Ein effektives Forderungsmanagement ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um seine finanzielle Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. In diesem Aufsatz werden wir sieben Erfolgsfaktoren genauer betrachten und ihre Bedeutung für ein erfolgreiches Forderungsmanagement verdeutlichen.
Kreditrichtlinie erstellen
Klare Regeln vorgeben
Die Kreditvergabepraxis eines Unternehmens sollte auf Geschäftsführungsebene festgelegt und am besten mit klaren Regeln, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen ausgestattet werden. Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist eine professionelle und sich den aktuellen Gegebenheiten anzupassende Dokumentation.
Als große Hilfestellung bei Erarbeitung einer Kreditrichtlinie können die vom Bundesverband Credit Management e.V. herausgegebenen Mindestanforderungen an das Credit Management genutzt werden, die mit Praktikern aus verschiedenen Unternehmen entwickelt wurden. Die MaCM beschreiben die substantiellen Grundelemente eines professionellen Credit-Management-Prozesses und sind seit Jahren als Standard anerkannt. Sie behandelt im Einzelnen folgende Prozesse:
- Kundenstammdaten
- Bonitätsprüfung
- Bonitätsüberwachung
- Risikoklassifizierung
- Kreditentscheidung
- Forderungssicherung
- Zahlungsbedingungen und Zahlwege
- Rechnungserstellung
- Mahnwesen
- Reklamationsmanagement
- Liefersperren
- Forderungsbeitreibung
- Einzelwertberichtigung/Ausbuchung
Gegen Gebühr (für Mitglieder des BvCM kostenlos) können die MaCM hier bestellt werden. https://credit-manager.de/publikationen/macm/.
Zielkonflikte auflösen
Ertrag schlägt Umsatz
Die Philosophie der Kreditgewährung (vorsichtig bis progressiv) beeinflusst maßgeblich den Umsatz des Unternehmens. Daher ist ein Zielkonflikt zwischen Vertrieb und Kreditmanagement vorprogrammiert. Während der Vertrieb den Umsatz im Auge hat und verkaufshemmende Vorgaben scheut, betrachtet das Kreditmanagement die Werthaltigkeit der Forderungen und versucht Risiken zu vermeiden. In der Praxis hat sich konkrete Kompetenzzuordnung in Richtung des Kreditmanagements bewährt. Dies resultiert aus der Erkenntnis, dass Umsatz nur zum Unternehmenserfolg beiträgt, wenn daraus entsprechende Liquidität erzielt werden kann.
Bonitätsprüfung- und Überwachung
Unverzichtbar
Das Einräumen von Zahlungszielen kommt einer Kreditgeberfunktion gleich. Aus kaufmännischer Sorgfaltspflicht sollte jeder neue Kunde bereits vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung auf seine Bonität geprüft werden. Auskunfteien bieten für jedes Risiko und Informationsbedürfnis adäquate Auskunftsprodukte. Hierzu zählt auch die Bonitätsprüfung von Privatkunden mittels Scoring.
Es hat sich bewährt, aus der externen Bonitätseinstufung der Auskunftei eine interne Risiko- oder Bonitätsklasse abzuleiten, an der sich das individuelle Kreditlimit orientiert. Eine systemseitige Dokumentation der Einstufung ist dringend zu empfehlen. Bei aktiven Bestandskunden ist ein Monitoring der Bonität unverzichtbar, um über aktuelle Veränderungen informiert zu sein und Limite ggf. anpassen zu können.
Rechnungslegung
Schnelligkeit und Präzision
Rechnungen sollten für den Empfänger immer transparent und klar sein. Rückfragen oder Ungereimtheiten führen zu unnötigen Verzögerungen des Rechnungsausgleichs und belasten die Liquidität.
Ebenso wichtig für eine störungsfreie Durchsetzung der Forderung ist die Verwendung der präzisen Firmierung der Kunden. Diese kann entweder der eingeholten Bonitätsauskunft entnommen werden oder aus dem Impressen der Internetpräsenz. Falsche oder unklare Namen führen unweigerlich zu Problemen, wenn die Identität eines Vertragspartners nicht eindeutig ist und Haftungsfragen nicht geklärt sind. Bei Privatkunden sollte Vor- und Nachname erfragt werden.
Sofern möglich sollten Rechnungen noch am Tag der Warenlieferung oder unmittelbar zum Ende der Dienstleistung erstellt und versendet werden. Das Zahlungsziel (Fälligkeitsdatum) ist konkret zu benennen. (21.04.2023, nicht „in 30 Tagen“)
Mahnwesen
Automatisierung macht sich bezahlt
Die Verantwortung für das Mahnwesen sollte allein der Buchhaltung unterliegen und nicht vom Vertrieb beeinflusst werden. Grundvoraussetzung für ein professionelles Mahnwesen sind eine tagaktuelle Verbuchung der Zahlungseingänge sowie das Setzen von Mahnsperren bei berechtigten Reklamationen oder Unklarheiten.
Es ist dringend zu empfehlen, das Mahnwesen vollautomatisiert ablaufen zu lassen. In der betrieblichen Praxis hat sich gezeigt, dass Probleme mit hohen Außenständen häufig mit einem manuell organisierten Mahnwesen einhergehen und Mahnungen deshalb nur unregelmäßig erfolgen oder aus Zeitmangel sogar ganz unterbleiben.
Je größer die Zahl der Ausgangsrechnungen, desto häufiger sollte der Mahnlauf erfolgen, am besten täglich, mindestens jedoch alle 14 Tage.
Eine freundliche aber sachliche und verbindliche Tonalität der Mahnschreiben versteht sich von selbst. Eine optisch saubere Aufbereitung der Mahnbriefe sorgt immer für mehr Akzeptanz.
Bei höheren ausstehenden Beträgen kann der Vertrieb in die Kommunikation mit dem säumigen Kunden einbezogen werden. Das Verabreden von verbindlichen Zahlungsterminen sollte aber immer in der Verantwortung der Debitorenbuchhaltung verbleiben.
Zeitgemäß sind maximal drei Mahnstufen. Viele Unternehmen bringen nur noch zwei Mahnungen aus. Auch eine Zahlungserinnerung ist übrigens eine Mahnung.
TIPP: Benennen Sie die Zahlungserinnerung einfach um in „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“. Dann zeigen Sie Freundlichkeit und Klarheit gleichermaßen.
Zahlungsgestörte Forderungen
Folgeprozess schon vorher festlegen
Sind alle Mahnstufen erfolglos durchlaufen spricht man von zahlungsgestörten Forderungen. Je häufiger diese Situation in Unternehmen eintritt, desto wichtiger ist ein fester Handlungsrahmen für die dann erforderlichen Maßnahmen.
Ziel ist ein möglichst unterbrechungsfreier Folgeprozess zur konsequenten weiteren Durchsetzung der Forderungen.
Wenn im Unternehmen keine eigene Rechtsabteilung existiert, lohnt sich immer die Auswahl eines festen Inkassopartners. Die außergerichtliche und gerichtliche Durchsetzung von Geldforderungen als Dienstleistung ist s.g. Rechtsdienstleistern, wie Inkassounternehmen und Rechtsanwälten vorbehalten.
Forderungen, die vom säumigen Kunden ganz oder teilweise bestritten werden sind bei einem Rechtsanwalt gut aufgehoben. In einem Rechtsstreit kann sich ein Gläubiger nur durch einen Rechtsanwalt vertreten lassen.
Nicht bestrittene Forderungen können auch von Inkassounternehmen bearbeitet werden.
Statistisch gesehen kann gesagt werden, dass die Realisierungswahrscheinlichkeit 90 Tage nach Rechnungsdatum drastisch abnimmt. Je früher die Forderung also abgegeben wird, desto vorteilhafter wirkt sich dies auf die Rückführung der Forderung aus.
Natürlich können Forderungen auch vom Unternehmen selbst gerichtlich durchgesetzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Kosten welche mit der eigenen Bearbeitung verbunden sind, nicht als Schadenersatz vom Schuldner geltend gemacht werden können. Die Personalkosten bleiben also am Unternehmen hängen. Lediglich konkrete Sachkosten können geltend gemacht werden. Wird hingegen ein externer Rechtsdienstleister beauftragt, sind die dort entstehenden Kosten durch den säumigen Kunden zu erstatten.
Nicht unberücksichtigt bleiben sollte die Frage, ob sich eigene Mitarbeiter wirklich ausreichend mit den rechtlichen und prozesstechnischen Gegebenheiten des gerichtlichen Mahnverfahrens und der anschließenden Zwangsvollstreckung auskennen. Hier am falschen Ende zu sparen, lohnt sich meist nicht.
Der richtige Inkassopartner
Diese Fragen sollten Sie stellen!
Welcher der richtige Inkassopartner für die Forderungen eines Unternehmens ist, kann pauschal nicht beantwortet werden und ist abhängig von der Spezialisierung, Kapazität oder Anpassungsfähigkeit des Anbieters, sowie den Besonderheiten, welche die Forderungsbearbeitung aus Sicht des Gläubigers eventuell mit sich bringt.
Neben der erfolgswirtschaftlichen Betrachtung sollte auch die Reputation des Anbieters geprüft werden. Manchmal reicht schon eine Internetsuche mit dem Zusatz „Erfahrungen“, um positive oder negative Kritiken ehemaliger Schuldner oder Gläubigern aufgezeigt zu bekommen.
Davon unabhängig sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Werden Sie vor dem Tätigwerden des Dienstleisters ausreichend und seriös über den Inkassoprozess und die Kosten beraten?
- Welche Kosten stellt der Dienstleister Ihrem säumigen Schuldner in Rechnung?
- Wie professionell sehen die Angebots- und Vertragsunterlagen aus?
- Ist der Anbieter im Bundesverband deutscher Inkassounternehmen e.V. organisiert? Diese Unternehmen haben sich einem gemeinsamen Code of Conduct unterworfen.
- Ist das Inkassounternehmen permanent für Sie und die Schuldner erreichbar und gibt es feste Ansprechpartner?
- Wie gewährleistet der Anbieter die für Sie erforderliche Transparenz im Laufe des Inkassoprozesses? Gibt es ein Inkassoportal, in dem Sie auf Ihre Akten zugreifen können?
- Hält der Dienstleister ein Bonitätsmonitoring über Ihren Schuldner vor, um den Inkassoprozess und das damit verbundene Kostenrisiko in Ihrem Sinne jederzeit anpassen zu können.
- Wie individuell kann der Anbieter auf die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen?
- Kommt Ihnen die Spezialisierung des Inkassounternehmens hinsichtlich Ihrer Branche entgegen?
- Wie lange dauert es vom Zahlungseingang beim Inkassounternehmen bis zum Zahlungseingang bei Ihnen?
- Sind die Abrechnungen für Sie transparent und gut zu verbuchen?
