Auslandsforderungen gegen Unternehmens- und Privatkunden?
Konkrete Handlungsempfehlungen und Inkasso mit
CRIF Bürgel Forderungsmanagement
Von Olaf Döneke
Bei überfälligen Auslandsforderungen benötigen unsere Kunden oftmals eine besondere Beratung.
Die wichtigsten Fragen und Anregungen haben wir in diesem Artikel zusammengefasst:
Im Forderungsmanagement stellen Auslandsforderungen grundsätzlich eine größere Herausforderung dar als Inlandsforderungen. Sprachliche Barrieren, kulturelle Unterschiede und andere Zahlungsgewohnheiten erschweren häufig den Beitreibungsprozess.
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In vielen Ländern hat sich das Insolvenzgeschehen bei den Unternehmen verstärkt.
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Aber auch Auslandsforderungen bei Privatkunden sind vermehrt betroffen.
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Sonderfall Krankenhausforderungen im Selbstzahlerbereich.
Forderungsmanager sind angehalten, dem erhöhten Ausfallrisiko Rechnung zu tragen und die Instrumente für eine erfolgreiche Realisierung von Auslandsforderungen zu kennen.
Unsere Handlungsempfehlungen: Bitte wählen Sie?
Vor allem, wenn Auslandsgeschäfte regelmäßig auftreten, sollte das erhöhte Forderungsausfallrisiko schon vor Vertragsschluss durch zusätzliche Absicherungsinstrumente reduziert werden. Bei B2B-Geschäften bieten sich z.B. Warenkreditversicherungen, Akkreditive oder Bürgschaften an. Eine Bonitätsprüfung ist auf jeden Fall sinnvoll, wenn das Risiko in der eigenen Verantwortung verbleibt.
Als weltweit führender Anbieter für Bonitätsprüfung bietet CRIF über das Online-Portal SkyMinder Bonitätsauskünfte zu mehr als 200 Millionen Unternehmen in über 200 Ländern, die vielfach direkt im Onlinezugriff verfügbar sind. Für viele Länder sind kostengünstige Kurzauskünfte lieferbar. Auch kleinere oder mittlere Lieferrisiken können also einer Bonitätsprüfung kostengünstig unterzogen werden.
Welche Maßnahmen sind in Betracht zu ziehen, wenn Forderungen schon bestehen und überfällig sind?
Handlungsempfehlungen bei B2B-Forderungen im Ausland
- Keine langen Forderungslaufzeiten akzeptieren. In vielen Ländern sind längere Forderungslaufzeiten als in Deutschland an der Tagesordnung. Bestehen Sie trotzdem auf Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele und monitoren Sie den Kunden engmaschig im Mahnwesen.
- Achten Sie bei Auslandskunden ganz besonders auf die richtige Firmierung und die korrekten Adress- und Stammdaten, um Zustellungsprobleme und Haftungsunklarheiten zu vermeiden.
- Halten Sie etwaige vereinbarte Folgelieferungen sofort zurück, sobald Überfälligkeiten auftreten. Ggf. ist der Kunde auf Ihre Folgelieferung angewiesen. Damit haben Sie ein wichtiges Druckmittel, um die Zahlung einzufordern.
- Flankieren Sie Ihre Standard-Mahnbriefe mit E-Mail-Mahnungen in der Landessprache Ihres Kunden. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Zahlungsaufforderungen schneller, unmittelbarer und deutlicher wahrgenommen zu werden.
Mit Hilfe von KI gestützten Chatbots, wie ChatGPT ist das Übersetzen von Texten in jegliche Sprachen sehr einfach geworden. - Verbündete suchen! Nehmen Sie telefonisch persönlich Kontakt zu Ihren Ansprechpartnern im Unternehmen Ihres säumigen Kunden auf, egal ob diese im technischen oder kaufmännischen Bereich tätig sind. „Verbündete“ im Schuldner-Unternehmen können oft besser Einfluss auf Zahlungsfreigaben nehmen, als Sie als Lieferant.
- Kündigen Sie an, den Zahlungsverzug an eine weltweit führende Wirtschaftsauskunftei, wie z.B. CRIF, oder einen renommierten Kreditversicherer zu melden. Ihr Kunde erkennt, dass Sie Einfluss ausüben können, um seine Kreditwürdigkeit zu belasten.
- Wenn alle Versuche erfolglos bleiben, lösen Sie schnellst möglich einen Auslandsinkasso-Auftrag aus.
Auch Auslandsforderungen bei Privatkunden sind vermehrt betroffen. Denn die verstärkte Migration führt zu einer erhöhten Fluktuation von Zuzügen und Rückkehrern in ihre Heimatländer. Oftmals müssen Forderungen gegen Personen geltend gemacht werden, die sich nicht mehr in Deutschland befinden. Von dieser Problematik sind u.a. das Gesundheitswesen, die Wohnungswirtschaft oder Telekommunikationsunternehmen betroffen.
Bei der Betreibung von Forderungen bei Privatpersonen im Ausland hängt der Erfolg besonders von dem jeweiligen Land ab, im dem sich der Schuldner aufhält. Die Realisierung gestaltet sich beispielsweise in ost- und südeuropäischen Ländern besonders problematisch. Einer der Hauptgründe für erfolglose Beitreibungsbemühungen sind Anschriftenprobleme. In vielen Ländern greifen An- und Abmeldevorschriften im Meldewesen nicht, weil fehlende Ummeldungen nicht sanktioniert werden. Darüber hinaus weigern sich viele ausländische Meldeämter zur Erteilung von Auskünften, selbst im EU-Raum. Im Gegensatz dazu können Rechnungen in Österreich, der Schweiz, den Beneluxstaaten oder Frankreich in der Regel erfolgreicher eingezogen werden.
Ungeachtet der unterschiedlichen Erfolgsquoten sollten ungesicherte Auslandsforderungen gegen Privatpersonen möglichst vermieden werden.
Welche Maßnahmen sind in Betracht zu ziehen, wenn Forderungen schon bestehen und überfällig sind?
Handlungsempfehlungen bei Auslandsforderungen gegen Privatpersonen
- Vorbeugend ist es dringend zu empfehlen, sich vor Vertragsabschluss den Personalausweis oder Aufenthaltsgenehmigungen nicht nur vorlegen zu lassen, sondern diese auch zu kopieren. Das erleichtert bei einem evtl. Forderungsverfahren die Identifizierung der Person (Namensschreibweise, Nationalität) und ermöglicht ggf. eine erforderlich werdende Anschriftenermittlung.
- Nehmen Sie unbedingt die ausländische Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Stammdaten auf, um auch bei Zustellproblemen per Post Kontaktmöglichkeiten zu erhalten.
- Zeit ist Geld. Wie im B2B-Bereich gilt auch bei Privatkunden, die im Ausland wohnen, das Mahnwesen zügig zu betreiben. Ist der Kunde erst einmal umgezogen, laufen Rechnungen oder Mahnungen oft ins Leere und eine Anschriftenermittlung gestaltet sich vielerorts schwierig.
- Flankieren Sie Ihre Standard-Mahnbriefe mit E-Mail-Mahnungen in der Landessprache Ihres Kunden, um schneller und deutlicher wahrgenommen zu werden. Mit Hilfe von KI gestützten Chatbots, wie ChatGPT ist das Übersetzen von Texten in jegliche Sprachen sehr einfach geworden.
- Geben Sie Ihre Auslandsforderung nach dem kaufmännischen Mahnwesen rechtzeitig ins Auslandsinkasso.
Krankenhausforderungen gegen ausländische Patienten stellen zunehmend eine große Herausforderung im s.g. „Selbstzahlerbereich“ dar. Die verstärkte Migration führt zu einer erhöhten Fluktuation von Zuzügen und Rückkehrern in ihre Heimatländer. In anderen Fällen halten sich ausländische Patienten nur übergangsweise in Deutschland auf. Mitunter ist im Einzelfall zu beobachten, dass der Zeitpunkt eines Verwandtenbesuches in Deutschland gut gewählt erscheint und die höhere Leistungsfähigkeit der deutschen medizinischen Versorgung möglicherweise nicht zufällig in Anspruch genommen wird.
Oftmals müssen Forderungen daher gegen Personen geltend gemacht werden, die keinen Versicherungsschutz (mehr) genießen und sich nicht mehr in Deutschland aufhalten. Kliniken und Krankenhäuser der Maximalversorgung in den Ballungszentren sind davon signifikant betroffen und haben teils dramatische Forderungsabschreibungen zu verzeichnen.
Die besonderen Herausforderungen
Das Dilemma, in dem sich die Kliniken befinden liegt in der Behandlungspflicht, z.B. bei Notfällen, aber auch bei Behandlungen oder Operationen, bei denen sich erst später eine unklare oder nicht vorhandene Versicherungssituationen herausstellt.
Erschwert wird die Forderungsrealisierung noch durch die Trennung zwischen der medizinischen Leistungserbringung (der Arzt konzentriert sich auf den Heilungsprozess) und der kaufmännischen Abteilung (welche die Rentabilität im Fokus hat). Kaufmännische Erfordernisse zur Liquiditätssicherung können somit nicht immer ausreichend berücksichtigt werden. Der Forderungsrealisierung ist auch nicht zuträglich, dass Patientenabrechnungen vielfach erst mit größerem Zeitverzug nach der Patientenentlassung erstellt werden, wenn sich die Zustelladresse ggf. schon wieder verändert hat.
Dennoch können Krankenhäuser und Kliniken Vorkehrungen treffen, um für derartige Fälle gewappnet zu sein.
Welche Maßnahmen sind in Betracht zu ziehen, wenn Forderungen schon bestehen und überfällig sind?
Handlungsempfehlungen bei Patientenforderungen aus dem Ausland
- Kliniken, die von dem Problem stark beeinträchtigt sind, sollten besondere Handlungsanweisungen für die Aufnahme ausländischer Patienten vorhalten.
- Soweit möglich und zulässig, sollten Personalausweis, Reisepass oder/und Aufenthaltsdokumente nicht nur vorgelegt, sondern auch kopiert werden. Das erleichtert bei einem evtl. Forderungsverfahren eine Anschriftenermittlung erheblich.
- Nehmen Sie unbedingt die ausländische Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Stammdaten auf, um sich auch bei Zustellproblemen per Post Kontaktmöglichkeiten zu erhalten.
- Sind die Patienten bekanntermaßen nur zu Besuch in Deutschland, ist es ratsam, die Adress- und Kontaktdaten der Bekannten oder Verwandten aufzunehmen. Datenschutzrechtlich ist dabei zu berücksichtigen, dass dies zur „Kontaktaufrechterhaltung“ in der Vertragserfüllung dienen muss.
- Sofern von vornherein klar ist, dass es sich bei dem Patienten um einen Selbstzahler handelt, ist es ratsam, diese Information der behandelnden Abteilung mitzugeben, um eventuell im Laufe des Aufenthaltes entstehende höhere Behandlungskosten vorher mit der kaufmännischen Abteilung auf ihr Ausfallrisiko hin überprüfen und ggf. beeinflussen zu können.
- Wird schon bei der Planung eines Eingriffes klar, dass der Patient keinen Versicherungsschutz vorweisen kann, sollte geprüft werden, ob das Forderungsausfallrisiko durch eine Anzahlung oder durch die Bürgschaft eines deutschen Verwandten (dessen Bonität vorher geprüft werden sollte) reduziert werden kann.
- Bei Patienten aus dem Euro-Raum sollte das s.g. EHIC-Dokument vorgelegt werden müssen, als Nachweis für den Versicherungsschutz im EWR und der Schweiz.
- Zeit ist Geld. Die Abrechnung sollte schnellst möglich erfolgen und das Mahnwesen zügig betrieben werden. Ist der Kunde erst einmal umgezogen, laufen Rechnungen oder Mahnungen oft ins Leere und eine Anschriftenermittlung gestaltet sich vielerorts schwierig.
- Flankieren Sie Ihre Standard-Mahnbriefe mit E-Mail-Mahnungen in der Landessprache Ihres Kunden, um schneller, unmittelbarer und deutlicher wahrgenommen zu werden. E-Mails kommen meist auch dann an, wenn sich die Wohnadressen längst geändert haben.
Mit Hilfe von KI gestützten Chatbots, wie ChatGPT ist das Übersetzen von Texten in jegliche Sprachen sehr einfach geworden. - Geben Sie Ihre Auslandsforderung nach dem kaufmännischen Mahnwesen rechtzeitig ins Auslandsinkasso.
CRIF Bürgel – Inkassolösungen für Forderungen im Ausland
Wenn Sie unsere Spezialisten brauchen.
Die Bearbeitung von Auslandsforderungen gehört für uns zum Tagesgeschäft und ist Baustein unserer ganzheitlichen Inkassotätigkeit. Auslandsforderungen können daher genauso einfach beauftragt werden, wie Inlandsforderungen auch. Das gilt im ersten Schritt auch für die Kosten. Denn im Gegensatz zu den meisten Marktbegleitern werden Auslandsforderungen nicht zwangsläufig zu deutlich teureren Gebührensätzen abgerechnet.
Kunden von CRIF Bürgel Forderungsmanagement können ein modular abgestuftes Auslandsinkassokonzept nutzen, das einen hohen Wirkungsgrad besitzt, aber für den Gläubiger das Kostenrisiko kalkulierbar macht.
Stufe 1: Vorgerichtlicher Inkassoprozess zu denselben Konditionen wie bei Inlandsforderungen
In dieser Stufe findet ein rein vorgerichtliches Mahnverfahren nach deutschem Vorbild statt. Ihr säumiger Kunde wird mit einem mehrstufigen speziell auf die Landessprache spezialisierten Schreiben kontaktiert. Dieser Prozess wird, wenn sprachlich umsetzbar, von einem systematischen Telefoninkasso begleitet.
Ihr Kostenrisiko für diese erste Stufe ist gering, die Erfolgsquote jedoch erstaunlich hoch. Kommt der Schulder seinen Verpflichtungen nicht nach, nutzen wir unsere Autorität als weltweit bekannte Wirtschaftsauskunftei, denn überfällige Zahlungen haben Einfluss auf die Bonitätsbewertung des Schuldners.
Optional (bei Unternehmensschuldnern) bieten wir Ihnen in dieser Stufe auch die Einholung einer Bonitätsauskunft an. Aktuelle Informationen über die Zahlungsfähigkeit Ihres Schuldners bilden die Grundlage für Ihre Entscheidung über das Kostenrisiko im weiteren Verlauf des Inkassoverfahrens.
CRIF ist einer der weltweit führenden Anbieter für Bonitätsprüfung. Über das Online-Portal SkyMinder beschaffen wir Ihnen Auskünfte zu mehr als 200 Millionen Unternehmen in über 200 Ländern bzw. Territorien der Welt.
Stufe 2: Weitergabe an ausgewählte Inkassopartner im jeweiligen Ausland
Bleibt der Schuldner zahlungsunwillig oder zahlungsunfähig, bieten wir Ihnen die Übergabe in die 2. Stufe an. Unsere Mitarbeiter beraten gern bei der Entscheidung, ob die Fortsetzung des Inkassoprozesses sinnvoll ist oder nicht. Dabei werden auch die zusätzlich anfallenden Kosten in die Überlegung einbezogen. Falls sich der Kunde dafür entscheidet, wird der Inkassoauftrag an einen Spezialisten für internationales Inkasso übertragen. Hier werden ausgebildete Fremdsprachenkorrespondenten für zahlreiche Sprachen beschäftigt. Der Schriftwechsel und das Telefoninkasso können noch spezialisierter erfolgen. Erst bei Beauftragung dieser 2. Stufe fallen weitere Bearbeitungsgebühren und höhere Erfolgsprovisionen an. Falls erforderlich und gewünscht wird jetzt auch eine gerichtliche Durchsetzung vorgenommen.
Auch bei Fortsetzung des Inkassos in der zweiten Stufe bleiben die CRIF Bürgel-Mitarbeiter erste Ansprechpartner und unterstützen beim weiteren Verlauf. Bis zum Ende der Bearbeitung erfolgt das Inkasso also aus einer Hand.